Enviar facturas por WhatsApp

Su equipo envía una foto, un PDF o una línea de texto por WhatsApp. Anfigo la lee, responde y la registra en Contabilidad como un gasto.

Nadie digita facturas. Un trabajador envía la factura desde su propio teléfono, Anfigo lee el proveedor, el monto, la fecha y la categoría, y el gasto queda en Anfigo Contabilidad de inmediato. Usted lo revisa, lo corrige o lo borra ahí.

Quién puede enviar facturas

• Un trabajador con Puede enviar facturas activado. En Anfigo Equipo, abra Personas, abra a la persona, marque Puede enviar facturas y presione Guardar.
• Desde el número de WhatsApp de su ficha de trabajador. Anfigo sabe la propiedad, la persona y su unidad principal por ese número.
• Nadie más registra nada. Anfigo responde: "Este número no está registrado para enviar gastos. Pídele a tu gerente que te agregue en Anfigo Equipo."

Adónde enviarlas

A la línea del equipo de Anfigo, un solo número de WhatsApp. Lo encuentra arriba en Anfigo Equipo → Personas, en la línea que empieza "Su equipo envía las facturas por WhatsApp al". Guárdelo en los teléfonos de su equipo.

Si esa línea dice que la línea de facturas aún no está activada para su propiedad, escriba a hello@anfigo.com y la activamos.

Qué enviar

• Una foto de la factura o del comprobante.
• Un PDF de la factura.
• Una línea de texto para algo sin papel, como "15 tortillas". Se vuelve un gasto sin foto.

Qué responde Anfigo

Cada mensaje recibe una respuesta en el idioma del trabajador. Para una factura que pudo leer:

"Registrado ✓ proveedor · monto · fecha · categoría · unidad. Si algo está mal, responde no para borrarlo, o escribe otra unidad para moverlo."

• no lo borra. El trabajador puede responder dentro de dos horas, y solo mientras usted no lo haya editado.
• Otra unidad, como "restaurante", lo mueve ahí.
• Una foto que no pudo leer bien se guarda igual. El trabajador recibe: "Recibí el comprobante ✓ pero no pude leerlo bien. Quedó guardado y tu gerente lo revisará."
• Una posible repetición (el mismo día, monto, moneda y proveedor que uno ya registrado): Anfigo dice "Parece igual al que se envió el…". Si es la misma factura, el trabajador responde no para borrarla. Hasta que alguien la borre, cuenta.

Dónde queda

Cada gasto va a la unidad principal de quien lo envía (definida en su ficha de trabajador), con la fecha de la factura. La contabilidad se lleva por mes, así que el gasto aparece en el mes de su propia fecha.

Contado, Incompleto y Revisar

• Contado — tiene monto, moneda, categoría y unidad. Cuenta en todos los totales de inmediato. No hay paso de aprobación.
• Incompleto — le falta algo, muchas veces el monto o la categoría. No cuenta hasta que alguien lo complete.
• Revisar — vale la pena mirarlo: un posible duplicado, sin nombre de proveedor, una fecha inusual, una foto difícil de leer. Un gasto cuya foto no parece una factura, o no se pudo leer, no cuenta hasta que alguien lo revise contra la foto y lo guarde.

Corregir o borrar un gasto

1. Abra Contabilidad → Gastos. Presione Incompleto para ver solo lo que aún no cuenta.
2. Presione una fila. Editar el gasto se abre con la foto de la factura junto a los campos: proveedor, fecha, unidad, monto, moneda, impuesto, categoría y qué se compró.
3. Corrija lo que esté mal y presione Guardar. Guardar también quita Revisar.
4. O presione Eliminar. Un gasto borrado conserva su foto y sale de todos los totales. Restaurar lo devuelve.

El Saldo

Contabilidad → Saldo muestra el dinero recibido menos los gastos contados, por unidad de negocio y en total, junto al periodo anterior. Los gastos incompletos se muestran aparte, sin contar. El dinero en otra moneda se lista, nunca se suma.

Contar inventario por WhatsApp

Si la unidad principal de quien escribe tiene artículos de inventario (Contabilidad → Inventario), la misma línea recibe conteos, como "vodka 3 botellas, limón 2 kg". Escriba cada artículo como se llama en Inventario, con su medida.

Anfigo responde "Conteo guardado ✓" y compara cada artículo con las ventas desde su último conteo: lo que falta, lo que sobra, o que todo coincide. El primer conteo de un artículo solo lo abre.

En una unidad con inventario, las líneas de una factura también entran al inventario. Una línea que Anfigo no puede asignar a un artículo espera en Inventario → Por asignar.